Universitetet i Oslo arrangerte et hemmelig ME-seminar høsten 2022. Arrangøren fremmet påstander om pasientgruppen og antatte alvorlige hendelser både i pressen og til forvaltningen som ikke har latt seg dokumentere. Forskningssjef Signe Flottorp ved Folkehelseinstituttet var til stede.

Arrangøren, professor i psykologi, Silje E. Reme hevdet til Morgenbladet at seminaret for ME-forskere krevde vakthold og politiberedskap. Påstandene er stigmatiserende og påvirker allmennhetens og myndighetenes oppfatning av en allerede svært utsatt pasientgruppe. Derfor er det viktig å få innsyn i dokumentasjonen og å få bekreftet eller avkreftet om påstandene stemmer.

Her er saksgangen da jeg søkte innsyn hos FHI.

Jeg, januar 2023: Sender innsynsbegjæring til Folkehelseinstituttet, ved forskningssjef Signe Flottorp og ber om innsyn i alle saksdokumentene tilhørende seminaret. Mottar to versjoner av invitasjonen og et sladdet program.

J: Begjærer merinnsyn i den usladdete versjonen av programmet samt den videre kommunikasjonen rundt seminaret; FHIs respons på invitasjonen og påfølgende kommunikasjon/dokumenter.

FHI: Har ikke tatt vare på programmet som deltakerne kun fikk på papir på møtet og har heller ikke noe annen dokumentasjon å dele. Henviser til arrangøren ved UiO.

J: Klager. Flottorp ble invitert til – og deltok på seminaret i kraft av sin rolle som forskningssjef i FHI. Seminaret foregikk i arbeidstiden; torsdag 13. oktober 2022 kl. 08:30 – 16:00.

Programmet Flottorp hevder hun kun mottok på papir finnes allerede elektronisk i en sladdet versjon. Dermed er det sannsynlig at det også finnes en elektronisk, usladdet versjon.

Flottorp har nødvendigvis takket ja til invitasjonen. Seminaret var, ifølge arrangøren så risikabelt at det var nødvendig med sikkerhetsvakter og politiberedskap.

Derfor er det også sannsynlig at det finnes mer kommunikasjon/dokumentasjon vedrørende deltakelsen på seminaret.

FHI: Vi ikke tatt vare på papirutgaven av programmet, og slettet e-postene som ble utvekslet med arrangør. Den sladdede versjonen av programmet og de to versjonene av invitasjon delte vi etter at vi hadde vært i kontakt med arrangøren, som sendte dette til oss.

J: Etterspør status i klagesaken.

FHI: Vi oppfatter henvendelsen som ei innsynsbegjæring – ikke som ei klage på manglende innsyn ettersom vi ikke har avslått innsyn (det er gitt innsyn i dokumentene som er tilgjengelige i våre systemer). Dermed kommer ikke Offentleglovas § 31 til anvendelse, slik vi forstår den.

J: Viser til at henvendelsen var en ”Klage på avslag på begjæring om merinnsyn” og at FHIs svar er et avslag. Avslaget forklares med at dokumentene er slettet.  

Avslaget inneholder ikke informasjon om hvilke vurderinger som er gjort i saken, om det er gjort forsøk på avbøtende tiltak, f.eks. å gjenopprette dokumentene via IKT-serverens back-up eller om FHI har bedt arrangøren om å få tilsendt dokumentene på nytt. 

I avslaget er det heller ikke vist til hvilke bestemmelser som gav grunnlag for avslaget, f.eks. med hvilken rett dokumentene ble slettet, eller informasjon om retten til å klage slik § 31 krever.

J: Klager til Helse- og omsorgsdepartementet, HOD.

HOD: FHI har orientert oss om at arrangøren nå har delt invitasjon, program og deltakerliste. FHI opplyser at de ikke har ytterligere dokumenter.

I og med at du nå har fått tilgang til dokumenter, legger departementet til grunn at dette innsynskravet om de samme dokumentene hos FHI ikke lenger er av interesse.

Departementet vil allikevel komme med noen kommentarer til FHI sin vurdering av at invitasjoner og program til kurs og seminarer ikke er saksdokument. Departementet er ikke umiddelbart enig med denne vurdering. Både Justisdepartementet og Sivilombudet har uttalt at invitasjoner i enkelte tilfeller er å regne som saksdokument. Departementet vil her vise til Lovavdelingens uttalelse i sak JDLOV-1992-1528 og Sivilombudets uttalelse SOM-2020-1700.

I og med at du nå har fått tilgang på de dokumentene som FHI har slettet, er denne saken nå avsluttet fra departementets side.

J: Etterspør klagemuligheter.

HOD: Du har fått innsyn i de dokumenter som du har bedt om. Når noen har fått innsyn i de dokumenter som det er bedt om innsyn i, vil det ikke være klageadgang. Du vil da ikke ha rettslig klageinteresse. Dersom departementet har lagt til grunn en feil oppfatning av eller feil faktum i din innsynsbegjæring, ber vi om å bli orientert om det.

J: Klager. Jeg har ikke fått innsyn i dokumentene jeg har bedt om. Jeg har søkt innsyn i «all korrespondanse og dokumenter til og fra FHI knyttet til seminaret.». 

Jeg har riktignok fått tilsendt invitasjon og program. Jeg har derimot ikke fått innsyn i korrespondansen og øvrig dokumentasjon. Årsaken oppgis å være at disse er slettet. 

Departementet nevner ikke i sitt vedtak at ved å slette disse dokumentene har FHI brutt både Offentleglova og Arkivlova. Departementet nevner heller ikke at FHI har unnlatt å forsøke avbøtende tiltak, f.eks. å gjenopprette korrespondansen fra IT-systemets sikkerhetskopier eller å få korrespondansen tilsendt fra arrangøren. 

Ei heller nevner departementet at Flottorp ikke er kjent med plikten til å arkivere invitasjoner, program og deltakerlister til faglige møter og seminarer. Det kan se ut som FHI’s opplærings- og kontrollrutiner har sviktet.  

HOD: FHI v/Signe Flottorp skriver følgende: «Jeg kan bekrefte at jeg ikke har noen ytterligere korrespondanse om dette seminaret. Jeg har heller ikke hatt noen e-poster/dokumenter med annen vesentlig informasjon enn invitasjon med program og informasjon om deltakere som Steinkopf allerede har tilgang til.»

Departementet har lagt dette faktum til grunn i sin vurdering, og finner ikke grunn til å følge opp dette ytterligere.

Departementet er heller ikke, som det går frem av andre avgjørelser som du har mottatt, enig i at dokumenter som gjelder kurs og faglige seminarer som ansatte i en virksomhet mottar er saksdokumenter som det kan bes om innsyn i. Hvorvidt denne typen dokumenter skal journalføres følger av forskrift om offentlig arkiv. I forskriftens § 9 står bl.a. følgende: «I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon.» Det er derfor langt på vei samsvar mellom hva som det kan bes om innsyn i, og hva som skal journalføres.

J: Klager til Sivilombudet: FHI slettet dokumentene og epostene tilhørende seminaret. Etter klage sendte FHI tre dokumenter; invitasjon og 2 versjoner av seminarets program.

Departementet kommenterer ikke at regelverket er brutt ved at dokumenter er slettet eller at FHI ikke har gjort avbøtende tiltak, f.eks. å gjenopprette dokumentene fra IT-systemets sikkerhetskopier eller å be arrangøren om å få tilsendt epostene.

Departementet bekrefter dog at de aktuelle dokumentene er å regne som saksdokumenter og dermed omfattet av regelverket, men går deretter tilbake på det.

I forbindelse med en innsynsbegjæring i en annen instans som deltok på det samme seminaret kom det frem at det finnes eposter som deltakerne har mottatt i tilknytning til seminaret: Tre dokumenter med praktisk informasjon om hvor seminaret skulle avholdes samt «dokumentasjon fra innledere som deltakerne har mottatt i etterkant av seminaret». Det betyr at også FHI har mottatt flere dokumenter fra arrangøren – men som FHI altså hevder ikke finnes.

Sivilombudet: avslutter saken fordi FHI ikke lenger har dokumentene det er søkt innsyn i.

J: Ber Sivilombudet gjøre en ny vurdering. Det kan se ut som avgjørelsen beror på en misforståelse. Det er gjort gjeldende at FHI har slettet saksdokumenter. Det er i seg selv brudd på Arkivlova og Offentleglova. FHI skal føre journal; saksdokumenter skal registreres og arkiveres «slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.».

Departementet har ikke vurdert om FHI brøt regelverket ved å slette saksdokumenter.

Sivilombudets avgjørelse kan gi inntrykk av at det er lov å slette saksdokumenter og at offentlige instanser kan nekte innsyn og begrunne avslag med at saksdokumenter er slettet.

Sivilombudet: Vi avsluttet saken fordi det var lite sannsynlig at nærmere undersøkelser ville kunne føre til avgjørende rettslige innvendinger mot avgjørelsen eller forvaltningens håndtering av saken. Din siste henvendelse hit gir ikke grunn til en annen vurdering.

…

Dette er Sivilombudets svar på 1. del av en klage som omfatter tre saker. Del 2 omfatter Nasjonal kompetansetjeneste for CFS/ME – se: Trenering av innsynskrav (2) – Kompetansetjenesten for CFS/ME. Del 3 omfatter Universitetet i Oslo – se: Trenering av innsynskrav (3) – Universitetet i Oslo.

Skrevet av
Nina E. Steinkopf

Tidl. HMS- og Kvalitetsdirektør

Nå; ME-pasient og skribent